Les choses changent et le digital prend une place de plus en plus importante dans notre quotidien. La signature manuscrite n’échappe pas à cette tendance avec l’explosion des signatures électroniques.
Avec son caractère « officiel » et/ou « légal », la signature reste un acte souvent critique lié à un sujet important (contrat, dépense, engagement…). Il n’est donc pas étonnant que cet acte manuel soit remplacé aujourd’hui par un acte numérique (signatures électroniques) capable de certifier à la fois l’authenticité de la signature, mais également du document.
La signature électronique présente de nombreux atouts que nous allons développer ici.
Sécurité renforcée
C’est l’argument le plus important !
La signature électronique est bien plus sûre que la signature manuelle. Elle dispose, en effet, d’une empreinte numérique qui permet de garantir qu’aucune altération du document n’a eu lieu.
Chaque signature est associée à un certificat électronique qui scelle le document.
Selon la réglementation en vigueur, la signature électrique, pour être viable, doit :
- être liée de façon univoque au signataire,
- permettre d’identifier le signataire,
- être créée par des données de création de signature électronique que le signataire puisse, en toute confiance, garder sous son contrôle exclusif ;
- être liée aux données signées de sorte que toute modification ultérieure des données soit détectable.
Oui… mais encore faut-il s’appuyer sur un partenaire de confiance ! De multiples solutions existent, et il faut être prudent sur le choix de celle qui vous accompagnera. Choisissez impérativement :
- un prestataire de services de confiance qualifié selon le règlement européen eIDAS
- un partenaire conforme au Réglement Général sur la Protection des Données (RGPD)
- une solution primée notamment sur des critères de sécurité par des organismes réputés (Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information par exemple)
Et n’hésitez pas à consulter les références qui sont souvent révélatrices du sérieux de la solution choisie.
Valeur juridique
En France, tous les documents peuvent être signés numériquement (à quelques rares exceptions). Dans tous les métiers, et tous les secteurs d’activité.
Sont exclus :
- les documents en lien avec le droit aux familles ou à la succession (testament, convention PACS…) ,
- les actes de cautionnements privés (cautions solidaires, ….).
Pour le reste, tous les documents signés électroniquement sont protégés légalement et font foi (à condition que le prestataire choisi respecte l’ensemble des critères évoqués plus haut (et notamment selon le règlement européen eIDAS).
Rapidité, simplicité, économies
La sécurité n’est pas le seul avantage de la signature électronique.
Avec la signature manuscrite, le processus nécessitait habituellement l’impression du document (afin de pouvoir le signer), puis le scan et enfin l’envoie par email (ou voix postale). En cas de problème, il y avait parfois de nombreux allers/retours. C’est maintenant terminé.
Uploadez simplement votre document dans la solution choisie. Définissez la zone de signature par un simple « glissé/déposé » et saisissez les coordonnées (email et/ou téléphone) du signataire. C’est tout !
En retour, le signataire aura la capacité de signer le document en quelques clics.
Le processus est limpide et évite une perte importante de temps et permet l’économie de nombreuses impressions.
Et si vous disposez d’outils spécifiques (CRM, ERP…), il est souvent possible d’intégrer les solutions de signatures électroniques au cœur même de ceux-ci, vous permettant ainsi de simplifier, encore plus, vos processus.
La signature électronique by ODIIILE
En s’associant à UNIVERSIGN, Odiiile vous propose une solution de signature électronique économique et totalement managée.
UNIVERSIGN respecte scrupuleusement les critères indispensables qui vous garantissent une offre conforme idéale pour la sécurité de vos documents.
En un temps record, vos équipes seront formées à l’utilisation de la solution et nous serons en capacité d’intégrer UNIVERSIGN à vos outils métier afin de simplifier radicalement vos cycles de signature.
Et pour plus de simplicité, ODIIILE intègre sa solution de signatures électroniques au cœur même de ses solutions de maintenance informatique.